Pi - C&E

Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp chỉ hoạt động tốt khi các phần cấu thành nó hoạt động hiệu quả. Cụ thể là:

1) Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là môi trường trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Chất lượng của môi trường này được coi là tốt nếu, doanh nghiệp:

- đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc, chuẩn mực này bị vi phạm;
- đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên; đã yêu cầu tất cả nhân viên ký cam kết tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực được thiết lập;
- có lãnh đạo là gương sáng trong ư cách đạo đức, hành vi ứng xử, hiệu quả công việc nhân viên noi theo;
- có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả;
- có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán nhà nước và kiểm toán quốc tế. Và bộ phận này hoạt động như một công cụ quản lý hữu hiệu do được trực tiếp, độc lập báo cáo cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức;
- có các văn bản quy định chung cũng như các hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong hoạt động chuyển ngân;
- có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả;
- đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức;
- không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thiếu thực tế hoặc những chính sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng ... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương;
- đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình đảm bảo rằng kết qủa kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp;
- thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực, vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực, vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định.

2) Đánh giá rủi ro:

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn;
- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó. Hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được;
- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.

3) Hoạt động kiểm soát:

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu:

- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và / hoặc các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra;
- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời;
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng;
- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và / hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó;
- Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra;
- Doanh nghiệp có giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích;
- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.

4) Hệ thống thông tin và truyền thông:

Chất lượng hệ thống này được coi là tốt nếu:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền;
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định;
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một uỷ ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền;
- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và / hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin, số liệu.

5) Hệ thống giám sát và thẩm định:

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc kiểm soát được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp;
- Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp, và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo;
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc;
- Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín và gây thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp.