Xin giới thiệu dưới đây “Nhật ký công việc”, một phương pháp quản lý nhân viên hành chính được sử dụng rất thành công ở các nước phát triển.  

“Nhật ký công việc” chỉ đơn giản là bản liệt kê theo thứ tự thời gian tất cả các công việc mà một nhân viên đã làm trong ngày từ khi anh ta bắt đầu cho đến khi kết thúc một ngày làm việc. Với định nghĩa này, một “Nhật ký công việc” sẽ có các nội dung tối thiểu như thứ tự, tên công việc, thời gian cần thiết để giải quyết, nội dung - kết quả. Tùy thuộc vào công việc, ngành nghề, “Nhật ký công việc” có thể được thiết kế khác nhau. Dưới đây là một ví dụ để tham khảo: 

Họ và tên: Nguyễn Văn X;      Đơn vị công tác:  ……………

Người phụ trách trực tiếp:   …….……..                                           Ngày …. Tháng …. Năm  

   

Điều quan trọng nhất là phải luôn mang “Nhật ký công việc” theo để ghi ngay tên việc, thời gian bắt đầu cũng như kết thúc vì nếu để cuối ngày mới làm, việc ghi chép sẽ không chính xác, không tin cậy. Phần Nội dung - Kết quả và các phần khác có thể được ghi vào bất kỳ lúc nào khi có thể hoặc vào cuối ngày nhưng phải ghi thật chi tiết, chính xác để biết được nội dung công việc, hiệu quả làm việc và kết quả đã đạt được trong khoảng thời gian đó.

Việc ghi “Nhật ký công việc” như vậy không khó, không tốn kém nhưng chắc chắn không phải ai cũng ủng hộ cách làm này và không phải ai cũng sẽ ghi chép một cách trung thực. Những người có năng lực và nhiều việc đương nhiên sẽ hưởng ứng việc đổi mới và ghi rất chi tiết, chính xác về những việc đã làm để tổ chức biết được sự đóng góp của mình. Ngược lại, những người kém năng lực, ít việc tất nhiên không ủng hộ vì sẽ chẳng biết ghi gì. Nếu bắt buộc phải làm, họ sẽ ghi đối phó, ghi chung chung, đôi khi còn gian lận. Tuy nhiên, chẳng cần là nhà quản lý có kinh nghiệm cũng có thể phát hiện được sự vô lý, sự thiếu nhất quán trong các thông tin (sự kiện và thời gian) mà họ đưa ra.

Lợi ích áp dụng:

Việc áp dụng “Nhật ký công việc” để kiểm soát nhân viên hành chính ở Việt Nam sẽ là một công cụ hữu hiệu trong cải cách hành chính với những lợi ích rất rõ ràng, đó là:

- Giúp người quản lý quản lý được công việc, nhân viên dưới quyền;
- Giúp phát hiện các bất hợp lý trong phân công công việc, trong xác định quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân và của các phòng ban thông qua việc tổng hợp, cân đối các các đầu việc được toàn bộ tổ chức thực hiện;
- Giúp đánh giá định lượng nhân viên thông qua kết quả, hiệu suất làm việc từ đó có chính sách sử dụng và đãi ngộ thích hợp đồng thời giúp tinh giản biên chế một cách khoa học. Tất nhiên, trong lĩnh vực quản lý công, việc này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, nhưng với “Nhật ký công việc”, người quản lý có ít nhất một tiêu chí định lượng rất quan trọng để phân công, sắp xếp lại công việc, sắp xếp lại tổ chức cho hợp lý;
- Buộc nhân viên phải thay đổi cách thức làm việc, phải tự nhìn nhận và đánh giá về mình để làm việc nghiêm túc, năng động, sáng tạo và hiệu quả hơn. Với cách làm này sẽ hạn chế tiến tới xoá bỏ hoàn toàn việc nhân viên đến muộn, tụ tập trà nước hay bỏ công sở đi mua sắm trong giờ làm việc.

Khó khăn khi áp dụng:

Việc ghi "Nhật ký công việc" không khó, không tốn kém, nhưng chắc chắn không phải ai cũng ủng hộ và không phải ai cũng ghi chép một cách trung thực. Những người có năng lực và có nhiều việc, đương nhiên sẽ hưởng ứng và sẽ thực hiện nghiêm túc, vì họ muốn được lãnh đạo biết đến đóng góp của mình. Ngược lại, những người yếu kém, ít việc sẽ chẳng thích vì không biết ghi gì. Nếu phải làm, họ sẽ ghi chung chung, sẽ tìm cách đối phó, kể cả gian lận. Tuy nhiên, việc đối phó và gian lận như thêếcũng không thể tồn tại lậu vì cách ghi chép chung chung và khác với sự thật từ ngày này sang tháng khác.   

Có thể coi việc áp dụng “Nhật ký công việc” ở Việt Nam là một cuộc cách mạng nhỏ, không tốn kém trong việc quản lý nhân viên hành chính. Đã là cách mạng, đã là đổi mới thì dù lớn hay nhỏ đều không dễ, nhưng thiết nghĩ, với những lợi ích to lớn, rõ ràng và nhanh chóng mà phương pháp này đem lại, không có lý do gì để các nhà quản lý Việt Nam chần chừ không áp dụng.